Kto w spółce podpisuje sprawozdanie finansowe?

podatki TAX

Pierwsza połowa roku kalendarzowego to dla większości spółek  czas radości z wypracowanego w poprzednim roku zysku, okres zmian kadrowych w organach podmiotów gospodarczych, a przede wszystkim gorący czas wykonywania obowiązków sprawozdawczych. Postanowiliśmy rozwiać najpopularniejsze wątpliwości związane z tym zagadnieniem.

Zgodnie z art. art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości  roczne sprawozdanie finansowe podpisują podając zarazem datę podpisu:

  • osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (przeważnie jest to główny księgowy, ale może to być również biuro rachunkowe, które prowadzi księgi rachunkowe), i
  • kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Dokumenty podpisują wszyscy członkowie pełniący swoją funkcję w dacie podpisu, niezależnie od tego, kiedy zostali powołani. Mając na uwadze powyższy przepis w pierwszej kolejności należy wykluczyć możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika. Rocznego sprawozdania finansowego nie podpisują także członkowie rad nadzorczych lub innych organów nadzoru.

Dodatkowo powinniśmy ustalić, kogo przepisy prawa rozumieją pod pojęciem „kierownik jednostki”. Ustawa o rachunkowości określa, iż kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że kierownikiem jednostki w przypadku:

  • spółki jawnej i spółki cywilnej są wspólnicy prowadzący sprawy spółki,
  • spółki partnerskiej są wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd,
  • spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej są komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
  • osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą są te osoby (dotyczy to także osób wykonujących wolne zawody),
  • jednostek postawionych w stan likwidacji lub upadłości są likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

Powyższe osoby będą zatem zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego w imieniu spółki.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe, jeżeli w trakcie roku zmieniła się osoba prowadząca księgi lub członek zarządu?

W takiej sytuacji zobowiązane do złożenia podpisu są te osoby, które na dzień sporządzania rocznego sprawozdania finansowego (lub ewentualnie późniejszy dzień jego podpisania) sprawowały swoją funkcje. Oznacza to, że przejęcie obowiązków prowadzenia ksiąg rachunkowych w trakcie roku lub po jego zakończeniu nie zwalnia z obowiązku złożenia podpisu. Identycznie jest w przypadku osób, które nie wchodziły w skład zarządu w trakcie roku obrotowego, za który sporządzane jest roczne sprawozdanie finansowe. Wszystkie te osoby mogą jednakże odmówić złożenia takiego podpisu, gdy mają uzasadnione podejrzenia lub pewność, że informacje podane w rocznym sprawozdaniu finansowym nie są rzetelne.

Czy można odmówić podpisania rocznego sprawozdania finansowego?

Osoby, na których ciąży obowiązek podpisania rocznego sprawozdania finansowego mogą odmówić złożenia podpisu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Ustawa dopuszcza możliwość niepodpisania sprawozdania finansowego, ale jednocześnie wymaga pisemnego wyjaśnienia takiego stanowiska. Wyjaśnienie takie będzie integralną częścią rocznego sprawozdania. Wiemy z doświadczenia, iż odmowa podpisania sprawozdania przez np. jednego z członków zarządu rzutuje na późniejsze relacje z bankami lub firmami leasingowymi, ponieważ brak podpisu może budzić wątpliwości danej instytucji finansowej co do wartości jej majątku. W takiej sytuacji sąd nie powinien badać, czy odmowa jest wystarczająco umotywowana. Ważne, aby uzasadnienie znalazło się w dokumentach składanych przez spółkę.

Czy trzeba podpisać wszystkie strony sprawozdania finansowego?

Własnoręczne podpisy powinny być złożone na każdym elemencie wchodzącym w skład rocznego sprawozdania finansowego (wprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysku i strat, dodatkowe informacje, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunku zysków i strat). Obowiązek wynika z brzmienia art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w którym wskazuje się, że kierownik jednostki podpisuje sprawozdanie finansowe, na które składają się elementy ściśle określone w art. 45 ust. 2-3 ustawy o rachunkowości. Nie ma obowiązku podpisywania poszczególnych stron rocznego sprawozdania finansowego. Wystarczające jest złożenie czytelnego podpisu pod ostatnią informacją każdego z elementów tworzących roczne sprawozdanie finansowe. W praktyce jednak podpisy składane są na każdej stronie dokumentu.

Choć sprawozdanie z działalności nie stanowi integralnej części rocznego sprawozdania finansowego, to niektóre jednostki zobowiązane są do jego corocznego sporządzenia i dołączenia do rocznego sprawozdania finansowego. Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności dotyczy:

  • spółek akcyjnych,
  • spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • spółek komandytowo-akcyjnych,
  • spółdzielni,
  • przedsiębiorstw państwowych,
  • towarzystw ubezpieczeń wzajemnych,
  • towarzystw reasekuracji wzajemnej.

Sprawozdanie z działalności podpisuje zarząd jednostki, wskazując jednocześnie datę podpisania (identyczną z datą rocznego sprawozdania finansowego lub późniejszą). Należy mieć na uwadze, że sprawozdania z działalności nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba prowadząca rachunkowość jednostki jest jednocześnie członkiem zarządu, wówczas (jako członek zarządu) ma obowiązek podpisać sprawozdanie z działalności.

Mamy nadzieję, że w tym roku treść sprawozdań finansowych sprawia dużo radości zarówno tym, którzy je podpisują, jak i właścicielom spółek.

Wojciech Stachowicz-Szczepanik | Radca Prawny

Podobne wpisy

Dodaj komentarz

1 × three =

pole wymagane*